Một người có thể giải quyết hiệu quả một lượng lớn công việc với trí óc minh mẫn và khả năng kiểm soát thoải mái, tích cực. Đó là cách tuyệt vời để sống và làm việc ở mức độ hiệu quả và năng suất cao. Nó cũng trở thành phong cách làm việc chính, cần có của các chuyên gia thành công. Bạn đã biết cách làm những công việc cần thiết để đạt được trình độ chuyên môn cao. Tuy nhiên, giống hầu hết mọi người, bạn phải áp dụng các kỹ năng này đúng lúc, hoàn chỉnh và có hệ thống thì mới có thể đạt đến đỉnh cao. Và mặc dù các phương pháp và kỹ năng tôi miêu tả trong cuốn sách này rất thực tế và theo chiều hướng chung, nhưng mọi người cần phải điều chỉnh một vài thói quen làm việc chính trước khi thực hiện hệ thống này. Những thay đổi nhỏ theo yêu cầu − thay đổi cách phân loại và sắp xếp các công việc mà bạn quan tâm − có thể làm thay đổi đáng kể cách tiếp cận công việc hàng ngày của bạn. Nhiều khách hàng của tôi đề cập đến vấn đề này như một sự thay đổi kiểu mẫu rất có ý nghĩa.

Những phương pháp tôi trình bày trong cuốn sách này dựa trên hai mục tiêu chính: (1) thâu tóm mọi việc cần hoàn thành – ngay bây giờ, sau này, một lúc nào đó, việc lớn, việc nhỏ hay bình thường − thành một hệ thống đáng tin cậy và logic ở bên ngoài tâm trí của bạn; và (2) rèn luyện việc quyết định trước và ngoài lề về tất cả những thứ bạn đưa vào cuộc sống để luôn có kế hoạch cho “những công việc tiếp theo” mà bạn có thể thực hiện hay thương lượng lại bất cứ thời điểm nào.

Lo âu là do việc thiếu hụt khả năng kiểm soát, tổ chức, chuẩn bị và hành động.

--David Kekich

Cuốn sách này đưa ra một phương pháp đã được kiểm chứng cho loại hình quản lý luồng công việc hiệu suất cao. Phương pháp này cung cấp các công cụ, bí quyết, kỹ năng và kỹ xảo để thực hiện. Bạn sẽ thấy, các nguyên lý và phương pháp luôn hữu dụng và có thể áp dụng cho bất kỳ việc gì, từ công việc chuyên môn đến cuộc sống đời thường . Bạn có thể kết hợp tất cả những gì tôi miêu tả thành một phong cách làm việc năng động, liên tục trong công việc và cuộc sống. Hoặc bạn có thể sử dụng cuốn sách này chỉ như một cuốn cẩm nang để có được sự kiểm soát tốt hơn khi cần.

Vấn đề: Nhu cầu mới nảy sinh nhưng nguồn lực không đủ

Hầu hết những người tôi gặp đều nói mình có rất nhiều công việc cần phải giải quyết nhưng lại không có thời gian để thực hiện. Trong một khóa học kéo dài một tuần, tôi đã tham khảo ý kiến của một đối tác làm trong một công ty đầu tư toàn cầu lớn. Anh cho biết, trách nhiệm quản lý mới mà mình phải đảm nhiệm khiến cho mối quan hệ gia đình trở nên căng thẳng. Trường hợp khác, một quản lý nhân sự cấp trung bình phải trả lời hơn 150 email một ngày vì công ty của cô đang muốn mở rộng nhân viên khu vực từ 1.100 đến 2.000 người trong một năm, thì cô chỉ có thể được nghỉ ngơi vào những ngày cuối tuần.

Một nghịch lý nổi lên trong thiên niên kỷ mới này là chất lượng cuộc sống được cải thiện, nhưng cùng lúc con người lại bị căng thẳng vượt quá do phải đảm nhận nhiều công việc hơn khả năng. Và hầu hết mọi người đều rơi vào tình trạng thất vọng ở một mức độ nào đó và không biết cách cải thiện tình hình.

Công việc không còn giới hạn rõ ràng

Nhân tố chính làm tăng sự căng thẳng là bản chất công việc thay đổi đáng kể và nhanh hơn chuyên môn, khả năng giải quyết công việc của chúng ta. Chỉ trong nửa cuối thế kỷ XX, những yếu tố cấu thành nên “công việc” trong thế giới công nghiệp hóa đã biến đổi hoàn toàn, từ dây chuyền lắp ráp, chế biến sản phẩm và cung cấp sản phẩm đến những gì mà Peter Drucker gọi rất chính xác là “công việc trí óc”.

Trước đây, công việc rất rõ ràng: cày xới cánh đồng, chế tạo máy móc, đóng gói thùng hộp, vắt sữa bò, khởi động thiết bị. Bạn phải làm những công việc đó − bạn có thể nhìn thấy điều đó. Và cũng dễ dàng biết được công việc đã hoàn thành hay chưa.

Thời gian là một đặc tính tự nhiên khiến các sự vật không diễn ra đồng thời. Nhưng gần đây, điều đó có vẻ không còn chính xác nữa.

--Khuyết danh

Ngày nay, đối với nhiều người, không có giới hạn nào cho các kế hoạch. Hầu hết những người tôi biết đều có ít nhất nửa tá kế hoạch phải hoàn thành, nhưng thậm chí, nếu họ có cố gắng đến hết đời cũng không thể hoàn thành chúng một cách hoàn hảo. Bạn có thể phải đối mặt với những tình huống khó xử như vậy. Cuộc hội thảo đó sẽ diễn ra tốt đẹp như thế nào? Chương trình đào tạo hoặc việc đền bù trọn gói của sếp có hiệu quả ra sao? Bài luận bạn đang viết lôi cuốn đến mức nào? Hội nghị các nhân viên có tác dụng thúc đẩy như thế nào? Nhiệm vụ của việc tái tổ chức ra sao? Và có bao nhiêu dữ liệu có sẵn liên quan giúp cho công việc tiến hành tốt hơn? Câu trả lời cho câu hỏi cuối cùng là, số lượng vô hạn và dễ dàng tiếp cận trên mạng.

Mặt khác, việc thiếu giới hạn có thể tạo ra nhiều công việc cho mọi người. Nhiều kết quả của tổ chức ngày nay đòi hỏi sự giao tiếp chéo, hợp tác và ràng buộc giữa các phòng ban. Mô hình tháp văn phòng cá nhân đang sụp đổ và cùng với đó là việc không phải đọc email gửi kèm từ phòng marketing, phòng nhân sự hay từ một ủy ban đặc nhiệm nào đó.

Công việc luôn thay đổi

Nhìn chung, tình trạng tan rã của các kế hoạch và công việc gây ra khó khăn, thách thức cho bất kỳ ai. Nhưng hiện tại, chúng ta phải thêm vào phương trình đó định nghĩa công việc được thay đổi thường xuyên. Tôi liên tục đưa ra câu hỏi trong các cuộc hội thảo của tôi là: “Ai trong số các bạn chỉ làm những công việc mình được thuê làm?” Chỉ có một vài cánh tay giơ lên. Cũng mơ hồ như một công việc không có giới hạn, nếu bạn có cơ hội gắn bó lâu với một công việc được miêu tả cụ thể, bạn có thể nắm được những gì cần làm − số lượng bao nhiêu, ở mức độ nào − để giữ cho mình luôn tỉnh táo. Nhưng ít người có được điều đó vì hai lý do sau:

1. Những tổ chức mà chúng ta đang tham gia có một mô hình cố định với những mục tiêu, sản phẩm, đối tác, khách hàng, thị trường, công nghệ và ông chủ luôn thay đổi. Theo quy luật tự nhiên, tất cả các yếu tố này ảnh hưởng đến các cấu trúc, hình thức, quy tắc và trách nhiệm.

Càng vội vàng, tôi càng tụt hậu.

--Khuyết danh

2. Chuyên gia cấp trung bình ngày nay có xu hướng trở thành nhân viên tự do. Họ thay đổi sự nghiệp thường xuyên như thế hệ cha mẹ họ thay đổi công việc. Thậm chí, những người ở độ tuổi 40, 50 cũng cố gắng phát triển liên tục. Mục tiêu của họ là hội nhập sâu rộng vào xu thế chính của thời đại được bao trùm bởi những thứ như “phát triển trình độ chuyên môn, quản lý và quản trị” − điều này đơn giản có nghĩa là họ sẽ không tiếp tục làm những gì đã làm trong một thời gian dài.

Chúng ta chưa bao giờ thật sự chuẩn bị cho những điều hoàn toàn mới. Chúng ta phải điều chỉnh bản thân và mỗi sự điều chỉnh đều là một sự khủng hoảng lòng tự trọng: trải qua thử thách, chứng minh bản thân. Chúng ta cần thêm sự tự tin để đối mặt với những thay đổi lớn mà không run sợ.

--Eric Hoffer

Hiếm có thứ gì rõ ràng, có giới hạn trong một thời gian dài, công việc của chúng ta là gì, đầu vào thế nào hoặc bao nhiêu là phù hợp để hoàn thành tốt công việc. Chúng ta tiếp nhận một lượng lớn thông tin từ thế giới bên ngoài và sản sinh ra một lượng tương đương những ý tưởng và cam kết với chính mình hoặc với người khác từ thế giới nội tâm. Và chúng ta chưa được trang bị tốt để hoàn thành những cam kết này.

Chỉ những mô hình cũ và thói quen thôi không đủ

Nền giáo dục chuẩn mực, mô hình quản lý thời gian truyền thống hay sự thừa thãi công cụ tổ chức sẵn có như sổ tay kế hoạch cá nhân, phần mềm Microsoft Outlook, phương tiện trợ giúp kỹ thuật số cá nhân cầm tay (PDAs) cung cấp cho chúng ta phương tiện khả thi để đáp ứng những nhu cầu mới. Nếu sử dụng bất kỳ một quy trình hay công cụ này, bạn sẽ nhận thấy chúng không thể phù hợp với tốc độ, sự phức tạp và sự thay đổi những yếu tố ưu tiên vốn có trong công việc bạn đang làm. Khả năng thành công, thoải mái và chỉ đạo trong suốt khoảng thời gian đầy sáng tạo nhưng cũng đầy lo âu này đòi hỏi những cách nghĩ và cách làm mới. Nhu cầu lớn về các phương pháp, công nghệ và thói quen làm việc mới giúp chúng ta đạt đến đỉnh cao.

Gió và sóng biển luôn luôn là bạn đồng hành với những người đi biển tài năng.

--Edward Gibbon

Những phương pháp quản lý thời gian và tổ chức cá nhân truyền thống rất hữu dụng trong thời đại của chúng ta. Chúng cung cấp nhiều kiến thức tham khảo hữu ích cho lực lượng lao động mới nổi lên từ phương thức dây chuyền lắp ráp công nghiệp sang một hình thức công việc mới, bao gồm sự lựa chọn công việc phải làm và sự sáng suốt biết khi nào nên làm. Khi “thời gian” trở thành một yếu tố lao động, cuốn lịch cá nhân trở thành công cụ làm việc then chốt (thậm chí vào những năm 1980, nhiều chuyên gia coi việc có cuốn lịch bỏ túi là yếu tố cốt lõi đánh giá cách làm việc có tổ chức. Ngày nay, nhiều người vẫn cho rằng cuốn lịch cá nhân là công cụ chính để kiểm soát công việc). Cùng với sự thoải mái thời gian là sự cần thiết phải lựa chọn đúng công việc phải làm. Những mã số ưu tiên “ABC” hay danh sách “những việc phải làm” hàng ngày là những kỹ năng chính giúp con người sắp xếp công việc khoa học. Nếu được tự do quyết định công việc phải làm, bạn cũng phải có trách nhiệm lựa chọn đúng dựa trên “những công việc ưu tiên” của mình.

Những điều bạn có thể đã khám phá, ở mức độ nào đó, là một cuốn lịch, mặc dù quan trọng, cũng chỉ có thể quản lý thật sự hiệu quả một phần nhỏ những việc bạn cần phải tổ chức sắp xếp. Danh sách những việc phải làm hàng ngày và mã số ưu tiên được đơn giản hóa không đủ để giải quyết khối lượng và sự thay đổi khối lượng công việc của một chuyên gia cấp trung bình. Công việc của con người ngày càng nhiều hơn, bao gồm hàng tá hay thậm chí hàng trăm email một ngày, với đòi hỏi không được bỏ qua một yêu cầu, một lời phàn nàn hay đơn đặt hàng nào. Một vài người có thể (thậm chí nên) lập mã số ưu tiên “A”, “B”, “C”, hay lập danh sách những việc phải làm từ trước khiến cuộc gọi điện thoại bất ngờ hay sự làm phiền của ông chủ không thể hoàn toàn phá bỏ.

“Bức tranh tổng thể” chống lại thực chất vấn đề

Ở khía cạnh khác, số lượng khổng lồ các cuốn sách kinh doanh, mô hình, hội thảo và các chuyên viên, cố vấn cố sức bảo vệ “tầm nhìn lớn hơn” như một giải pháp để giải quyết những rắc rối trong thế giới phức tạp của chúng ta. Làm rõ những mục tiêu và giá trị chính, từ đó suy nghĩ, sắp xếp, tìm ra phương thức và định hướng công việc của chúng ta. Tuy nhiên, trong thực tế, việc tính toán những giá trị mang tính chủ ý và quá thường xuyên sẽ không đạt được kết quả như mong đợi. Rất nhiều nỗ lực thất bại vì một hoặc cả ba lý do sau:

1. Sao nhãng công việc hàng ngày, hàng giờ khiến bạn không thể tập trung triệt để vào công việc.

2. Hệ thống tổ chức cá nhân không hiệu quả tạo nên khó khăn cho việc đảm nhận kế hoạch và mục tiêu lớn hơn; và các dự án, mục tiêu không được quản lý tốt sẽ dẫn đến nhiều sự sao nhãng và căng thẳng hơn.

3. Khi những giá trị và mức độ cao hơn được xác định rõ, nó sẽ nâng cao tiêu chuẩn của chúng ta, giúp chúng ta nhận thấy cần phải thay đổi nhiều thứ. Chúng ta đã phản ứng rất tiêu cực với hầu hết những gì phải làm. Và điều gì tạo nên phần lớn công việc trong danh sách những việc cần làm ngay? Chính là giá trị của chúng ta!

Việc tập trung vào kết quả và giá trị cơ bản là bài tập quyết định. Nhưng điều đó không có nghĩa là có ít việc phải làm hơn, hay ít thách thức hơn trong quá trình hoàn thành công việc, mà ngược lại. Ví dụ, đối với giám đốc nhân lực, quyết định giải quyết vấn đề chất lượng cuộc sống công sở để thu hút và giữ chân nhân tài không giúp công việc trở nên đơn giản hơn.

Khía cạnh còn thiếu trong nền văn hóa mới của công việc tri thức là một hệ thống với những hành vi ứng xử và công cụ nhất quán sẽ rất hiệu quả khi công việc thật sự diễn ra. Hệ thống này phải kết hợp với kết quả suy luận về bức tranh tổng thể cũng như những chi tiết nhỏ nhất. Nó quản lý nhiều tầng bậc công việc ưu tiên. Nó duy trì việc quản lý hàng trăm lượng đầu vào mới mỗi ngày. Hệ thống này phải tiết kiệm nhiều thời gian và sức lực hơn để duy trì nó. Nó phải giúp cho việc hoàn thành công việc trở nên dễ dàng hơn.

Cuộc sống bị chối bỏ bởi sự thiếu quan tâm, dù đó là việc lau cửa sổ hay cố gắng viết một kiệt tác.

--Nadia Boulanger

Lời hứa: “sự sẵn sàng“ của võ sĩ

Nếu tình trạng quản lý cá nhân của bạn được kiểm soát hoàn toàn ở mọi cấp độ và mọi thời điểm thì hệ thống sẽ phản ánh những gì? bạn có thể hoàn toàn chú tâm vào bất kỳ việc gì sắp tới, với sự lựa chọn của chính bạn và không bị sao nhãng không?

Điều đó có thể. Có một cách giúp bạn làm chủ công việc với sự thoải mái và làm nhiều việc có ý nghĩa chỉ bằng nỗ lực tối thiểu. Bạn có thể biết được điều mà các võ sĩ gọi là “tâm tĩnh như nước” và các vận động viên đề cập đến như các “vùng” trong thế giới phức tạp mà bạn đang sống.

Đó là điều kiện làm việc, hoạt động và tồn tại với tâm trí thoải mái và những điều tích cực đang diễn ra. Đó là trạng thái mà mọi người có thể dễ dàng tiếp cận và ngày càng cần thiết để giải quyết hiệu quả mọi khó khăn của cuộc sống trong thế kỷ XXI. Đó sẽ là điều kiện mà các chuyên gia hàng đầu cần có nếu muốn duy trì sự cân bằng và sản lượng đầu ra ổn định trong công việc. Tay đua thuyền đẳng cấp quốc tế Craig Lambert đã miêu tả cảm giác của mình trong tác phẩm Mind Over Water (Coi chừng nước), xuất bản năm 1998, như sau:

Những tay đua thuyền gọi trạng thái không ma sát này bằng một từ: lắc lư... Nhớ lại niềm vui trong buổi sáng ngồi trên chiếc xích đu ngoài sân sau: một vòng chuyển động dễ dàng, đà đến nhờ sự lắc lư. Chiếc xích đu làm chúng ta chuyển động, chứ không phải do chúng ta đẩy nó. Chân chúng ta đạp cho vòng cung lên cao hơn nhưng chính trọng lượng mới làm hầu hết mọi việc. Chiếc thuyền làm chúng ta lắc lư. Chiếc thuyền chuyển động nhanh: tốc độ nằm ở đường đi và bản chất của nó. Công việc của chúng ta đơn giản chỉ là không gây cản trở nó đi nhanh hơn. Quá cố gắng có thể ảnh hưởng tốc độ của thuyền. Sự cố gắng trở thành sự đấu tranh và sự đấu tranh tự phá hủy nó. Nhiều người phấn đấu trở thành quý tộc, nhưng nỗ lực của họ cho thấy họ không làm được điều đó. Những nhà quý tộc không phải phấn đấu, mà họ đã đạt được. Sự lắc lư là trạng thái đã đạt được.

Sự so sánh “tâm tĩnh như nước”

Trong môn võ karate, có một hình ảnh được sử dụng để định nghĩa sự hoàn toàn sẵn sàng: “tâm tĩnh như nước”. Hãy tưởng tượng bạn ném một hòn đá vào mặt ao tĩnh lặng. Mặt nước như thế nào? Câu trả lời là, phản ứng của nó hoàn toàn tương xứng với lực tác động của hòn đá, sau đó mặt nước trở lại tĩnh lặng. Nó không phản ứng quá mãnh liệt và không quá nhẹ nhàng.

Sức mạnh của một cú đấm karate là ở tốc độ chứ không phải sức mạnh cơ bắp. Đó là lý do những người nhỏ bé có thể học cách dùng tay phá vỡ tấm bảng hay những viên gạch. Đó chỉ là khả năng tạo ra cú công kích tập trung cùng với tốc độ nhanh. Nhưng căng thẳng sẽ khiến cơ bắp chậm chạp. Do đó, việc đào tạo võ thuật ở cấp độ cao đòi hỏi sự cân bằng và thoải mái, cũng như làm bất cứ việc gì. Giữ tâm trí thanh tịnh và luôn linh hoạt là yếu tố then chốt.

Khi tâm trí bạn trống rỗng, nó luôn sẵn sàng với bất cứ việc gì và luôn cởi mở với mọi thứ.

--Shunryu Suzuki

Sự phản ứng không phù hợp với các email, nhân viên, kế hoạch, tạp chí chưa đọc, ý nghĩ về những việc bạn cần làm, con cái hay ông chủ sẽ mang lại kết quả không như mong muốn. Hầu hết mọi người đều quan tâm ít hơn hoặc nhiều hơn mức phù hợp, đơn giản vì họ không làm việc với “tâm tĩnh như nước”.

Bạn có “trạng thái làm việc năng suất” khi cần không?

Hãy nghĩ đến lần bạn cảm thấy làm việc đạt năng suất cao. Bạn có cảm giác được kiểm soát; không bị căng thẳng; tập trung cao độ vào công việc; thời gian trôi nhanh và bạn cảm thấy sự tiến bộ đáng kể nhằm hướng tới một kết quả có ý nghĩa. Bạn muốn có nhiều hơn những trải nghiệm như vậy không?

Nếu bạn bị mất trạng thái đó − và bạn cảm thấy mất kiểm soát, căng thẳng, không tập trung, buồn chán và bế tắc − bạn có thể quay trở lại trạng thái cũ không? Những phương pháp trong Hoàn thành mọi việc - Không hề khó sẽ chỉ cho bạn cách trở lại trạng thái “tâm tĩnh như nước” với tất cả nguồn lực và khả năng của bạn hoạt động tối đa.

Có một thứ chúng ta có thể làm, và người hạnh phúc nhất là người có thể làm công việc đó trong khả năng của mình. Chúng ta có thể hoàn toàn sẵn sàng. Mọi người đều có thể ở trong trạng thái này. Chúng ta có thể… dành toàn bộ sự quan tâm cho các cơ hội phía trước.

--Mark Van Doren

Nguyên tắc: Giải quyết hiệu quả những cam kết của bản thân

Tôi đã khám phá ra một nguyên tắc cơ bản sau hơn 20 năm huấn luyện và đào tạo là hầu hết mọi căng thẳng là do sự quản lý không hợp lý các cam kết thực hiện hay thừa nhận của bản thân. Thậm chí, những người không bị căng thẳng cũng sẽ cảm thấy thoải mái, tập trung và làm việc hiệu quả hơn khi biết cách kiểm soát hiệu quả những “nút thòng lọng để mở” của cuộc đời mình.

Bạn có thể cam kết nhiều với bản thân, và bất kỳ cam kết cá nhân nào − dù lớn hay nhỏ  đều được phần kém ý thức trong con người bạn theo dõi. Đó là những “việc không hoàn thành” hay “nút thòng lọng để mở” mà tôi định nghĩa là bất cứ thứ gì thu hút sự chú ý của bạn, nhưng sự chú ý đó không đúng nơi, đúng cách. Nút thòng lọng để mở bao gồm mọi thứ, từ những việc lớn lao như “xóa bỏ nạn đói” đến việc khiêm tốn hơn “thuê trợ lý mới” hay việc nhỏ nhặt nhất như “thay bút thử điện”.

Hiện tại, bạn dường như có cam kết với bản thân nhiều hơn bạn nghĩ. Hãy cân nhắc xem có bao nhiêu việc bạn cho là chưa cần phải thay đổi, hoàn thành, xử lý hay làm một điều gì đó. Ví dụ, bạn cam kết sẽ trả lời tất cả email, hộp thư thoại,… Và chắc chắn bạn phải làm rõ trách nhiệm của mình, xác định rõ mục tiêu và định hướng, quản lý sự nghiệp và cân bằng cuộc sống nói chung. Bạn đã chấp nhận trách nhiệm về mọi việc trong cuộc sống và công việc của bản thân ở mức độ nào đó. Đó cũng là một nút thòng lọng mở.

Để giải quyết hiệu quả tất cả công việc, đầu tiên, bạn phải xác định và thu thập các thông tin cần thiết theo một cách nào đó và sau đó, lập kế hoạch xử lý những thông tin này. Đó dường như là việc làm đơn giản, nhưng trên thực tế, hầu hết mọi người đều không biết cách thực hiện phù hợp.

Những yêu cầu cơ bản để quản lý các cam kết

Việc quản lý tốt các cam kết đòi hỏi phải có một số hành động và hành vi cư xử cơ bản như:

• Trước tiên, bất cứ việc gì bạn quan tâm nhưng chưa hoàn thành đều phải được đặt trong một hệ thống đáng tin cậy bên ngoài tâm trí bạn. Tôi gọi nó là một giỏ thu thập thông tin mà bạn sẽ phải trở lại thường xuyên và phân loại chúng.

• Thứ hai, bạn phải làm rõ mình cam kết gì và quyết định phải làm những gì để lập kế hoạch hoàn thành công việc.

• Thứ ba, khi bạn đã quyết định tất cả công việc cần thực hiện, bạn phải kiểm soát chúng một cách có tổ chức trong hệ thống mà bạn thường xuyên xem xét lại.

Bài tập quan trọng để kiểm tra mô hình trên

Bạn hãy ghi lại một công việc hay một tình huống xuất hiện rõ ràng nhất trong tâm trí tại thời điểm này. Điều làm bạn “khó chịu” nhất, sao nhãng hay cảm thấy thú vị, hoặc chiếm phần lớn sự quan tâm của bạn là gì? Đó có thể là một công việc hay một rắc rối, một vài vấn đề bạn đang phải cố gắng giải quyết, hay một tình huống bạn phải giải quyết càng sớm càng tốt. Có thể kỳ nghỉ sắp tới của bạn đang đến gần và bạn cần đưa ra quyết định ở những phút cuối. Hoặc có thể bạn vừa được thừa hưởng 6 triệu đô-la và bạn không biết làm gì với số tiền đó…

Bây giờ bạn hãy miêu tả ngắn gọn việc bạn cần làm để giải quyết về vấn đề hay tình huống. Nó có thể đơn giản chỉ là “Hãy đi nghỉ ở Hawaii“, “Trao đổi về vấn đề với khách hàng X“, “Giải quyết mối quan hệ đồng nghiệp với Susan”, “Làm rõ cơ chế quản lý phân cấp mới” hay “Thực hiện chiến lược đầu tư mới”. Bạn sẽ thấy mọi việc trở nên rõ ràng hơn.

Bây giờ, hãy viết một công việc cần thiết tiếp theo giúp tình huống tiến triển. Nếu không có việc gì khác phải làm ngoài việc tiếp cận vấn đề này thì bạn sẽ đi đâu? Bạn sẽ thực hiện những công việc có thể hình dung được ra sao? Bạn sẽ nhấc điện thoại và gọi điện phải không? Hay bạn mở máy tính và viết email? Bạn ngồi xuống với một chiếc bút, một tờ giấy và suy nghĩ về công việc đó? Bạn nói chuyện trực tiếp với vợ/chồng, thư ký, người được ủy quyền hay ông chủ của bạn? Bạn làm gì?

Hãy suy nghĩ như một người đang hành động và hành động như một người có suy nghĩ.

--Henry Bergson

Bạn đã có câu trả lời.

Bạn có thấy lợi ích nào sau hai phút suy nghĩ làm bài này không? Cũng giống hầu hết những người đã hoàn thành bài tập này trong những cuộc hội thảo của tôi, bạn sẽ thấy sự kiểm soát, thư giãn và tập trung của mình được cải thiện. Bạn sẽ cảm thấy có động lực để làm một việc gì đó nhằm giải quyết tình huống trên, mà từ trước đến giờ bạn mới chỉ nghĩ đến.

Nếu có bất cứ một việc gì bạn làm diễn ra suôn sẻ sau bài tập nhỏ này, hãy suy nghĩ về những điều sau đây: Điều gì đã thay đổi? Điều gì giúp kinh nghiệm của bạn được cải thiện? Bản thân tình huống không hề thay đổi, ít nhất là về mặt vật chất. Tất nhiên là nó vẫn chưa được hoàn thành. Điều có thể xảy ra là bạn biết rõ ràng kết quả mong đợi và công việc cần thiết tiếp theo.

Nhưng điều gì khiến việc bạn làm diễn ra suôn sẻ? Câu trả lời là: sự suy nghĩ. Không cần suy nghĩ nhiều, chỉ cần suy nghĩ đủ để củng cố vững chắc những cam kết của bạn và nguồn lực để hoàn thành nó.

Suy nghĩ là ông tổ của mọi hành động.

--Ralph Waldo Emerson

Suy nghĩ về công việc tri thức

Đây là những kinh nghiệm thực tế của “công việc tri thức” cùng với một nguyên tắc hành động uyên thâm. Bạn phải suy nghĩ về công việc của mình nhiều hơn những gì bạn có thể nhận thấy nhưng không nhiều bằng những gì bạn cho là có thể nhận thấy. Peter Druker viết: “Trong công việc tri thức... không phải đưa ra nhiệm vụ mà là xác định. ‘Kết quả mong đợi từ công việc này là gì?' là câu hỏi then chốt giúp những người lao động trí óc làm việc năng suất. Và câu hỏi đó đòi hỏi các quyết định liều lĩnh. Không có câu trả lời chính xác, mà thay vào đó là những lựa chọn. Nếu muốn đạt năng suất, bạn phải xác định rõ ràng kết quả.

Hầu hết mọi người đều không muốn cố gắng làm rõ ý nghĩa thật sự của những điều họ đã cho phép đi vào thế giới của mình, và xác định xem cần phải làm gì với chúng. Chúng ta thật sự chưa bao giờ được nhắc nhở cần phải suy nghĩ về công việc trước khi làm; nhiều hoạt động hàng ngày của chúng ta đã được mặc định. Ít người cảm thấy cần phải tập trung suy nghĩ để xác định kết quả mong muốn. Trên thực tế, suy nghĩ về kết quả là phương pháp hiệu quả nhất để biến giấc mơ thành hiện thực.

Tại sao những công việc đó lại ở trong tâm trí chúng ta?

Thông thường, một vài thứ “nằm trong tâm trí bạn” là vì bạn mong muốn nó sẽ khác đi với hiện tại, nhưng:

• Bạn chưa xác định chính xác kết quả mong muốn là gì;

• Bạn chưa quyết định công việc tiếp theo là gì;

• Bạn chưa đặt phương tiện nhắc kết quả và công việc cần thiết vào một hệ thống mà bạn tin cậy.

Đó là lý do tại sao nó vẫn nằm trong tâm trí bạn. Trước khi những suy nghĩ được làm rõ và các quyết định được đưa ra, những tài liệu có liên quan được đặt vào một hệ thống mà bạn chắc chắn sẽ thường xuyên nghĩ đến chúng khi cần, công việc đó không thể bị xóa bỏ trong tâm trí bạn. Bạn có thể lừa dối người khác nhưng không thể lừa dối tâm trí mình. Nó biết liệu bạn có đi đến quyết định bạn cần hay không, và liệu bạn có để phương tiện nhắc kết quả và công việc vào nơi đáng tin cậy để sẽ xem xét lại hay không. Nếu bạn chưa làm những công việc đó, tâm trí của bạn sẽ phải không ngừng làm việc quá mức. Thậm chí, khi bạn đã quyết định công việc tiếp theo, tâm trí của bạn cũng không thoải mái cho đến khi bạn viết một bản ghi nhớ và để ở nơi mà bạn sẽ không quên xem lại. Nó sẽ tiếp tục gây sức ép cho bạn về công việc tiếp theo chưa hoàn thành và thông thường khi bạn không thể hoàn thành công việc đó, nó càng khiến bạn căng thẳng.

Nỗi ám ảnh liên tục và không hiệu quả về những việc chúng ta phải làm là kẻ tiêu tốn thời gian và sức lực nhiều nhất.

--Kerry Gleeson

Tâm trí không có trí thông minh của riêng nó

Ít nhất một phần tâm trí của bạn thật sự ngốc nghếch theo một cách nào đó. Nếu nó có một chút thông minh bẩm sinh, nó sẽ nhắc bạn về những việc bạn cần phải làm chỉ khi bạn có thể làm một điều gì đó cho những công việc đó.

Bạn có một cái đèn pin với những cục pin cũ trong đó phải không? Khi nào tâm trí của bạn nhắc bạn cần mua pin mới? Khi nào bạn nhận ra những cục pin không sử dụng được nữa? Điều này chứng minh tâm trí bạn kém thông minh. Nếu tâm trí bạn có một chút thông minh bẩm sinh, nó sẽ nhắc bạn nhớ đến những cục pin cũ khi bạn quên không mua những cục pin mới ở cửa hàng. Và kích cỡ những cục pin đó đúng với đèn pin của bạn.

Từ lúc bạn thức dậy đến bây giờ, bạn có nghĩ đến những việc cần phải làm mà vẫn chưa làm không? Bạn có suy nghĩ về chúng không? Tại sao? Thật lãng phí thời gian và sức lực để suy nghĩ về những công việc bạn không làm. Điều đó chỉ khiến bạn lo lắng về những việc nên làm nhưng vẫn chưa làm.

Hãy ngự trị tâm trí của bạn hoặc nó sẽ thống trị bạn.

--Horace

Hầu hết mọi người dường như đều để tâm trí mình hoạt động quá mức, đặc biệt là khi có nhiều việc phải quan tâm. Bạn có thể loại bỏ “những dữ liệu thô”, những nút thòng lọng để mở để cam kết hoàn toàn với bản thân rằng không thể giải quyết hiệu quả những công việc đó theo cách của trí óc.

Sự biến đổi “ dữ liệu thô”

Tôi định nghĩa “dữ liệu thô” là bất cứ việc gì bạn xếp đặt vào thế giới vật chất hay tâm lý của mình nhưng chưa quyết định kết quả và công việc tiếp theo cho nó. Phần lớn mọi người sử dụng các hệ thống tổ chức không hiệu quả là vì họ vẫn chưa chuyển đổi “những dữ liệu thô”. Chừng nào chúng vẫn còn là “dữ liệu thô” thì bạn chưa thể kiểm soát được.

Hầu hết danh sách những việc phải làm của mọi người chỉ là danh sách “dữ liệu thô”, không phải là bảng thống kê tổng hợp các công việc thật sự cần làm… Chúng chỉ là bản nhắc nhở những công việc chưa giải quyết hoặc chưa được quyết định kết quả và công việc tiếp theo − tức là bản chi tiết và kế hoạch công việc mà người lập danh sách phải thực hiện.

“Dữ liệu thô” vốn không xấu. Những công việc khiến chúng ta quan tâm, về bản chất, thường xuất hiện dưới dạng “dữ liệu thô”. Nhưng khi “dữ liệu thô” xuất hiện trong cuộc sống và công việc, chúng ta cam kết với bản thân là phải xác định và làm rõ ý nghĩa của chúng. Đó là trách nhiệm của chúng ta, những người lao động trí óc. Nếu “dữ liệu thô” đã được chuyển đổi và rõ ràng thì giá trị của chúng − khác với lao động chân tay − có thể không còn cần thiết.

Sau khi kết thúc một cuộc hội thảo của tôi, nhà quản lý cấp cao của một công ty công nghệ sinh học lớn nhìn lại bản danh sách những việc phải làm của mình và nói: “Này ông, đây là một giọt nước không định hình của những việc không thể làm!” Đó là sự miêu tả tuyệt vời nhất về một danh sách những việc phải làm của các cá nhân. Phần lớn mọi người đều cố gắng tổ chức bằng cách sắp xếp lại danh sách chưa hoàn thành với những công việc không rõ ràng. Họ chưa biết cần phải sắp xếp cái gì, với số lượng bao nhiêu để có hiệu quả. Họ cần thu thập, suy nghĩ về mọi thứ cần thiết, và sau đó, hành động theo suy nghĩ nếu muốn thành công.

Tiến trình: Quản lý công việc

Giống như vận động viên, bạn có thể tự luyện tập để trở nên nhanh, có trách nhiệm, tiên phong và tập trung vào công việc trí óc. Bạn có thể suy nghĩ hiệu quả hơn, quản lý kết quả dễ dàng hơn và có kiểm soát. Bạn có thể tối thiểu hóa những việc chưa hoàn thành trong công việc và cuộc sống cá nhân, và làm được nhiều việc hơn mà tốn ít công sức hơn. Bạn có thể quyết định trước cho tất cả “dữ liệu thô” mình có và xây dựng quy trình làm việc chuẩn cho cuộc sống và công việc trong thiên niên kỷ mới.

Trước khi có thể đạt được bất cứ điều gì, dĩ nhiên, bạn cần có thói quen giữ cho tâm trí luôn thanh thản. Cách làm việc đó không phải là quản lý thời gian, quản lý thông tin hay giải quyết trước những công việc ưu tiên. Xét cho cùng:

• Bạn không cố gắng làm trong 5 phút và rồi kết thúc với 6 phút;

• Bạn không quản lý quá nhiều thông tin − nếu không, bạn đến thư viện và chết dí trong đó hoặc ngay sau khi nối mạng lần đầu tiên, hay thậm chí mở danh bạ điện thoại, bạn sẽ bị nổ tung; và

• Bạn không quản lý những công việc ưu tiên − bạn sở hữu chúng.

Thay vào đó, chìa khóa giúp quản lý “dữ liệu thô” là quản lý công việc của bạn.

Quản lý công việc là thách thức căn bản

Những điều bạn làm với thời gian, thông tin, cơ thể và sự tập trung liên quan đến công việc ưu tiên của bạn − nó khiến bạn phải phân bổ nguồn lực giới hạn của mình. Vấn đề thật sự là làm thế nào để đưa ra kịp thời các chọn lựa phù hợp với những điều bạn phải làm tại một thời điểm. Vấn đề thật sự là ở cách quản lý công việc của chúng ta.

Sự khởi đầu là một nửa của mọi công việc.

--Tục ngữ Hy Lạp

Điều đó nghe có vẻ bình thường. Song, bạn sẽ ngạc nhiên khi phát hiện ra có bao nhiêu công việc tiếp theo cho bấy nhiêu kế hoạch và cam kết mà hầu hết mọi người chưa đưa ra quyết định rõ ràng. Rất khó để quản lý những công việc mà bạn chưa quyết định hay xác định. Hầu hết mọi người đều có hàng tá công việc cần phải làm, nhưng họ vẫn chưa biết những công việc đó là gì. Và lời phàn nàn chung chung kiểu như “Tôi không có thời gian để...” cũng dễ hiểu vì công việc dường như quá tải − sự quá tải bởi bạn không thể triển khai một dự án nào! Bạn chỉ có thể tiến hành một hành động liên quan đến công việc đó. Trong hoàn cảnh thích hợp, nhiều công việc chỉ đòi hỏi một hoặc hai phút thực hiện để thúc đẩy dự án.

Trong khi tập huấn và đào tạo hàng nghìn chuyên gia, tôi nhận thấy vấn đề thiếu thời gian không phải là rắc rối chính của họ (dù bản thân họ có thể nghĩ như vậy). Rắc rối thật sự là thiếu sự xác định và phân tích rõ ràng xem kế hoạch thật sự là gì, những công việc liên quan cần thiết tiếp theo là gì. Làm rõ mọi thứ từ, khi chúng xuất hiện lần đầu tiên, hơn là quyết định sau khi rắc rối phát sinh, cho phép mọi người có thể quản lý công việc thành công.

Giá trị của phương thức tiếp cận từ dưới lên trên

Sau nhiều năm tôi đã khám phá ra giá trị thật sự của việc cải thiện năng suất cá nhân theo phương thức từ dưới lên trên, bắt đầu với việc các hoạt động và cam kết hiện tại ở mức thấp nhất và thô sơ nhất. Về mặt kinh nghiệm, cách làm việc phù hợp nhất phải là từ trên xuống dưới: trước hết là xác định nhiệm vụ của tập thể và cá nhân, sau đó, làm rõ những mục tiêu quan trọng và cuối cùng, tập trung thực hiện. Tuy nhiên, rắc rối là hầu hết mọi người bị lôi kéo vào những ràng buộc hàng ngày, khiến khả năng tập trung vào những dự án lớn hơn suy giảm nghiêm trọng. Kết quả là việc tiếp cận từ dưới lên trên thường hiệu quả hơn.

Tập trung kiểm soát tâm trí và giỏ thông tin đầu vào của bạn ngay bây giờ kết hợp với việc luyện tập sẽ cung cấp cho bạn các phương tiện tốt nhất để mở rộng tầm hiểu biết. Nguồn năng lượng sáng tạo, sôi nổi được tạo ra, đưa sự tập trung lên một tầm cao mới và nâng cao sự tự tin của bạn. Một cảm giác tự do, thoải mái và đầy cảm hứng ngay lập tức sẽ đến với những người sẵn sàng thực hiện tiến trình này.

Bạn sẽ được trang bị đầy đủ hơn để có thể tập trung suy nghĩ cao độ khi các công cụ xử lý công việc trở thành một phần phong cách làm việc của bạn. Có nhiều điều có ý nghĩa để suy nghĩ hơn là những gì trong giỏ thông tin đầu vào của bạn. Nhưng sẽ vô ích nếu bạn quản lý ở mức độ đó không hiệu quả như mong đợi.

Sau khi cùng tôi xử lý “dữ liệu thô” nhiều giám đốc điều hành đã dành cả buổi tối ngày hôm sau cho một loạt các ý tưởng và tầm nhìn mới về công ty và tương lai của mình. Điều này là kết quả tất yếu của việc tách rời khỏi luồng công việc.

Quản lý công việc theo chiều ngang và chiều dọc

Bạn cần kiểm soát sự cam kết, kế hoạch và công việc theo hai cách − chiều ngang và chiều dọc. Kiểm soát “theo chiều ngang” duy trì sự nhất quán trong tất cả các hoạt động mà bạn tham gia. Hãy tưởng tượng, tâm trí của bạn luôn rà quét môi trường như một chiếc máy ra-đa. Nó có thể dừng lại ở bất cứ thứ gì trong hàng nghìn thứ mà nó quét qua hoặc yêu cầu bạn luôn để tâm đến như: Bạn phải mua tem, chuyển séc vào tài khoản, đặt chỗ khách sạn, hủy cuộc họp với nhân viên,... Bạn có thể rất ngạc nhiên về lượng công việc bạn nghĩ đến và phải giải quyết trong một ngày. Bạn cần một hệ thống tốt có thể theo dõi càng nhiều việc càng tốt, cung cấp thông tin về những công việc khi bạn cần và cho phép bạn chuyển sự tập trung từ việc này sang việc khác nhanh chóng và dễ dàng.

Ngược lại, sự quản lý theo “chiều dọc” kiểm soát việc suy nghĩ theo hướng đi của từng chủ đề và kế hoạch riêng biệt. Ví dụ, “máy ra-đa cảnh sát” bên trong “dừng lại” ở kỳ nghỉ tiếp theo khi bạn và người bạn đời nói về nó trong suốt bữa tối − bạn sẽ đi đâu, khi nào, bạn sẽ làm gì, chuẩn bị cho chuyến đi như thế nào… Hoặc bạn và sếp cần vài phút để quyết định việc tái tổ chức các phòng ban mà bạn sẽ triển khai. Đây là cách “lập kế hoạch” theo nghĩa rộng. Nó tập trung vào nỗ lực, tình huống hay cá nhân đơn lẻ và bổ sung bất kỳ ý tưởng, chi tiết, công việc ưu tiên hay những chuỗi sự kiện nào cần thiết để bạn kiểm soát nó, ít nhất là trong thời điểm hiện tại.

Mục đích của việc quản lý công việc theo chiều ngang và chiều dọc giống nhau: đặt mọi việc ra ngoài tâm trí và hoàn thành chúng. Kiểm soát công việc phù hợp giúp bạn thấy thoải mái và được kiểm soát trong cuộc sống và công việc. Trong khi đó, việc tập trung vào kế hoạch phù hợp giúp bạn cảm thấy rõ ràng hơn và vào guồng những việc cụ thể cần thiết.

Sự thay đổi quan trọng: đưa mọi việc ra khỏi đầu bạn

Không có cách nào thật sự mang lại sự kiểm soát thoải mái nếu bạn giữ mọi việc trong tâm trí. Bạn sẽ thấy, những hành vi cá nhân được miêu tả trong cuốn sách này là những hành vi bạn đã thực hiện. Sự khác biệt giữa những gì tôi làm và những gì người khác làm là tôi nắm bắt và tổ chức sắp xếp 100% “dữ liệu thô” bằng công cụ khách quan trong tay chứ không phải trong đầu. Điều này áp dụng cho mọi thứ − nhỏ hay lớn, giải trí hay công việc, cấp bách hay không cấp bách.

Tôi chắc chắn rằng, sẽ có lúc bạn phải thực hiện một kế hoạch nào đó, hoặc trong cuộc sống, sẽ có lúc bạn phải ngồi xuống và lập một bản danh sách. Nếu đúng như vậy, bạn cần tham khảo cuốn sách này. Tuy nhiên, hầu hết mọi người chỉ lập bản danh sách khi sự lộn xộn trở nên quá mức chịu đựng. Họ thường lập danh sách về một vấn đề cụ thể khiến họ cáu kỉnh. Nhưng nếu bạn biến việc xem xét lại thành một đặc tính của đời sống hiện tại và phong cách làm việc, và duy trì đặc tính đó trong hầu hết các khía cạnh của cuộc sống (không chỉ trong những trường hợp “khẩn cấp” nhất), thì bạn đang thực hành rèn luyện phong cách quản lý “thắt lưng đen” mà tôi đang nói tới.

Tôi cố gắng chọn lựa theo trực giác thay vì cố gắng nghĩ xem phương án lựa chọn này là gì. Tôi cần suy nghĩ trước về mọi điều và nắm bắt kết quả theo cách đáng tin cậy. Tôi không muốn lãng phí thời gian suy nghĩ những việc đó quá một lần. Đó là cách sử dụng sự sáng tạo không hiệu quả và là nguồn gốc của rắc rối và căng thẳng.

Song, bạn không thể suy nghĩ quá vội vàng. Tâm trí của bạn sẽ luôn nghĩ về những việc chưa được giải quyết. Vẫn có một giới hạn đối với “dữ liệu thô” chưa được xử lý trước khi nó bùng nổ.

Phần bộ nhớ ngắn hạn của bạn − phần có xu hướng nắm giữ tất cả những công việc chưa hoàn thành, chưa quyết định và chưa sắp xếp − có chức năng giống bộ nhớ RAM (bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên) trong máy vi tính. Giống như màn hình vi tính, trí nhớ của bạn là một công cụ tập trung, không phải nơi chứa đồ. Bạn chỉ có thể suy nghĩ hai hoặc ba việc cùng một lúc. Nhưng những việc chưa được hoàn thành vẫn nằm trong bộ nhớ ngắn hạn. Và như bộ nhớ RAM, bị giới hạn dung lượng, có quá nhiều “dữ liệu” bạn có thể chứa trong đó mà vẫn có một phần bộ não hoạt động ở mức độ cao. Hầu hết bộ nhớ RAM của mọi người chằng chịt các đường phân rãnh. Họ luôn bị sao nhãng, sự tập trung bị ngắt quãng bởi thần kinh của họ luôn quá tải.

Ví dụ, vài phút trước, tâm trí của bạn có đang miên man nghĩ tới một lĩnh vực không liên quan đến việc đang đọc sách không? Và có khả năng là tâm trí bạn đang quan tâm đến một nút thòng lọng để mở, với những tình huống chưa hoàn thành, mà bạn đã tham gia vào. Những tình huống đó thoát khỏi bộ nhớ RAM và gào thét bên trong bạn. Vậy bạn làm gì với tình huống đó? Bạn nên viết lại và đặt nó vào một “giỏ” đáng tin cậy mà sẽ sớm xem xét lại, hơn là chỉ lo lắng đến nó. Lo lắng không phải là hành vi hiệu quả nhất: công việc không tiến triển, còn sự căng thẳng thì gia tăng.

Rắc rối lớn là tâm trí luôn nhắc nhở bạn những việc mà bạn không thể làm. Nó không có khái niệm quá khứ và tương lai. Điều đó có nghĩa là ngay sau khi bạn tự nhủ rằng, bạn cần làm một việc gì đó và ghi nhớ nó trong bộ nhớ RAM, thì bạn luôn nghĩ rằng bạn phải làm công việc đó mọi lúc. Nếu bạn cam kết với bản thân phải làm một việc gì đó thì một phần bộ não của bạn nghĩ rằng bạn phải làm công việc đó ngay lập tức. Cũng có nghĩa là, ngay sau khi có hai việc phải làm chứa trong bộ nhớ RAM, bạn đã tự tạo ra thất bại vì bạn không thể làm hai việc cùng một lúc. Điều này tạo nên sự căng thẳng triền miên mà không thể xác định chính xác nguồn gốc.

Thật khó đánh bại kẻ thù chiếm đóng tâm trí bạn.

--Sally Kempton

Hều hết mọi người đều ở trong tình trạng căng thẳng quá lâu, quá thường xuyên đến nỗi không biết mình đang chịu đựng sự căng thẳng đó. Như trọng lực luôn tồn tại − quá nhiều đến nỗi những người đã trải qua thường không thể nhận biết được. Thời điểm duy nhất họ nhận ra mình phải chịu áp lực và sự căng thẳng là khi từ bỏ nó.

Bạn có thể loại bỏ sự căng thẳng đó không? Phần tiếp theo của cuốn sách này sẽ giải thích cho bạn cách làm như thế nào.